Khi bắt tay để chuẩn bị một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn thường gặp phải vấn đề với ngân sách. Đối với những sự kiện được chi ngân sách lớn thì người tổ chức có thể sáng tạo với những ý tưởng độc đáo, ấn tượng. Thế nhưng với những sự kiện có ngân sách “eo hẹp” thì làm thế nào để đáp ứng được một sự kiện hoành tráng? Hãy cùng khám phá bí quyết lập kế hoạch cho sự kiện với ngân sách thấp từ địa điểm tổ chức sự kiện Riverside nhé!

1. Tìm địa điểm tổ chức sự kiện sớm

Địa điểm rất quan trọng và chiếm một phần lớn trong ngân sách của bạn. Vì vậy khi lập kế hoạch cho sự kiện, bạn cần xem xét về vấn đề địa điểm đầu tiên. Việc tìm một địa điểm phù hợp vốn đã khó khăn và càng không dễ dàng với ngân sách eo hẹp. Vì vậy không nên để phát sinh thêm những chi phí về vấn đề địa điểm nếu chọn quá gần ngày diễn ra sự kiện. Ngoài ra, bạn nên tìm hiểu những ngày có ít các sự kiện diễn ra để tiết kiệm một khoản chi phí.

2. Chi phí ăn uống

Vì không phải là một sự kiện ẩm thực nên đồ ăn và thức uống không phải là yếu tố quan trọng. Đôi khi, những khách mời tham dự chỉ cần một loại nước uống đơn giản và vài chiếc bánh cookie hoặc cupcake mà thôi. Với ngân sách nhỏ, bạn chỉ cần chọn một vài món ăn đơn giản và các loại nước đóng chai để phục vụ khách mời mà thôi.

3. Tiết kiệm từ chi phí in ấn

Ngày nay, có nhiều lựa chọn khác thay thế cho tài liệu in ấn, một khoản ngốn khá nhiều ngân sách trong các sự kiện. Vì vậy, cần hạn chế và chỉ in ấn những gì thực sự cần thiết. Bên cạnh đó, bạn có thể tiết kiệm từ chi phí thiết kế nếu không có sẵn designer. Nên chọn những dịch vụ in ấn có kèm dịch vụ thiết kế để giảm chi phí. 

4. Thương lượng với nhà cung cấp dịch vụ

Khi lập kế hoạch và tìm kiếm những nơi cung cấp dịch vụ cho sự kiện của bạn. Nên tìm hiểu nhiều nơi và thu thập các báo giá để so sánh chi phí. Tốt nhất, bạn nên lựa chọn nhà cung cấp nhiều dịch vụ để có thể thương lượng để giảm bớt chi phí. 

5. Biểu diễn nghệ thuật

Đây là phần quan trọng trong một sự kiện và cũng khiến tiêu tốn khá nhiều tiền trong ngân sách của bạn. Tuy nhiên, không nhất thiết phải chi trả những khoản lớn cho một ban nhạc hoặc ca sĩ nổi tiếng, bạn chỉ cần tìm kiếm các ban nhạc từ các trường đại học cũng đã có thể tiết kiệm một khoản cho chi phí này.

6. Thời lượng tổ chức sự kiện

Không phải nhất thiết sự kiện phải kéo dài thì mới là sự kiện thành công. Vì vậy, cần xây dựng thời lượng chương trình sao cho hợp lý để chương trình không kéo dài. Như chúng ta vẫn thường xem các thương hiệu quảng cáo chỉ dành từ 1 đến 2 phút nhưng vẫn tạo ấn tượng đối với khách hàng. Vì thế, hãy tận dụng cơ hội này để tập trung vào chất lượng chứ không phải thời lượng.

7. Tìm nhà tài trợ

Trước tiên, bạn cần cân nhắc xem doanh nghiệp hay công ty, tổ chức nào sẽ quan tâm đến việc tài trợ cho sự kiện của bạn và việc này sẽ mang lại lợi ích gì cho họ. Các công ty tài trợ quan tâm đến việc quảng bá thương hiệu, vì vậy chủ đề sự kiện của bạn phải đáp ứng được điều đó.

8. Tìm kiếm phương thức truyền thông 

Một sự kiện thành công đòi hỏi một chiến dịch quảng bá rộng rãi để tiếp cận được nhiều người. Hiện nay, các phương tiện truyền thông mạnh mẽ và miễn phí là mạng xã hội. Tận dụng điều này và tìm kiếm các đối tác truyền thông để giới thiệu về sự kiện của bạn. Như vậy, sự kiện của bạn sẽ tăng thêm uy tín và thu hút khách mời.

Một sự kiện đòi hỏi người tổ chức phải xử lý nhiều vấn đề. Làm việc với một ngân sách nhỏ có thể khiến các công việc của bạn khó khăn hơn nhưng không phải là không thể. Bạn có thể dựa vào những gợi ý từ địa điểm tổ chức sự kiện Riverside để trở thành người lập kế hoạch vượt qua mọi “rào cản” và biết cách tối ưu hóa nguồn tài chính cho một sự kiện.

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn nơi tổ chức sự kiện