Nếu bạn được giao trọng trách tổ chức hội nghị thì vấn đề quan trọng nhất mà bạn cần quan tâm là lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị. Trong hầu hết các trường hợp, các chi tiết khác thậm chí không thể được sắp xếp cho đến khi địa điểm đã được quyết định. Có rất nhiều điều để suy nghĩ và cần cân nhắc kỹ càng. Dưới đây là những yếu tố bạn nên cân nhắc khi lựa chọn địa điểm.

1. Chi phí (và ngân sách)

Tính toán chi phí tổ chức hội nghị

Địa điểm sẽ chiếm một phần đáng kể trong ngân sách, nhưng không nên chiếm dụng quá nhiều vì còn nhiều chi phí khác phải cân nhắc như phần thưởng, đồ ăn, chương trình giải trí,…

Theo kinh nghiệm từ đơn vị chuyên về tổ chức sự kiện là Riverside Palace thì bạn nên cân nhắc nhiều vào thời điểm, vì giá cả sẽ không hoàn toàn giống nhau tại mọi thời điểm. Hãy lên kế hoạch trước để  có được mức giá đặt phòng ưu đãi.

2. Bầu không khí

Tiệc cuối năm

Tạo bầu không khí liên quan đến chủ đề của bạn và thu hút khán giả là một phần quan trọng trong việc thiết lập một sự kiện hấp dẫn. Việc sửa đổi hoặc trang trí một địa điểm rất tốn kém, vì vậy, thật thông minh khi chọn một địa điểm tổ chức đã phù hợp với chủ đề của bạn.

Nếu bạn muốn tạo ra một bầu không khí sang trọng, hãy chọn một khách sạn sang trọng. Nếu bạn muốn tạo ra một khung cảnh thời thượng, hãy thuê một không gian hiện đại. Nếu bạn đang tổ chức một hội chợ thương mại, hãy chọn thứ gì đó công nghiệp và cởi mở.

3. Không gian tổ chức

Mỗi địa điểm đều có một mức giới hạn không gian. Trước khi bắt đầu gửi lời mời, điều quan trọng là phải đảm bảo địa điểm có thể chứa danh sách khách mời của bạn một cách hợp pháp và thoải mái. Điều quan trọng cần cân nhắc là liệu ‘Chỗ ngồi có chật không?’ Liệu khách mời có thể di chuyển tự do trong không gian địa điểm mà không gặp bất kỳ cản trở khó chịu nào đối với việc di chuyển của họ không?  Họ có cảm thấy không gian ấm cúng và thoải mái không? Có thoáng và rộng rãi không? 

4. Truy cập vào Wifi

Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng. Trong bữa tiệc, mọi người cũng sẽ đồng thời làm nhiều công việc khác nhau như lướt web, nhắn tin, check, gửi email, livestream, đăng tải ảnh hoạt động,…những hoạt động này đều cần một đường truyền Internet. Đảm bảo địa điểm có kết nối Wifi mạnh mẽ trong toàn bộ không gian.

5. Bãi đậu xe

Bãi đậu xe

Chỗ đậu xe là một yếu tố quyết định của nhiều người. Họ cần một nơi nào đó để để đỗ xe chứ không mong muốn phải tốn thêm tiền để gửi ngoài.Tốt nhất, địa điểm tổ chức nên sắp xếp chỗ đậu xe, ngay cả khi nó có thể phát sinh thêm chi phí. 

Trong những tình huống đặc biệt, thì công ty có thể điều phối xe khách lớn để chở nhân viên đến vị trí của bữa tiệc nhưng hầu hết mọi người đều mong muốn có thể đi xe riêng để có sự linh hoạt về thời gian. 

Các trung tâm hội nghị lớn đều có những bãi đậu xe lớn đáp ứng tốt lượng khách lớn như Riverside Palace. Tham khảo thêm tại đây.

6. Vị trí

Địa điểm là một mối quan tâm quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến những người tham dự sự kiện. Nếu địa điểm tổ chức hội nghị ở một vị trí không mong muốn hoặc quá xa hệ thống giao thông, số lượng người tham gia có thể bị ảnh hưởng. Tuy vậy nếu vị trí dễ tìm, ở trung tâm nhưng giá cả quá đắt đỏ thì đây cũng không phải là lựa chọn hàng đầu.

Vị trí địa điểm của bạn phải dễ tìm và không khó tiếp cận. Cần có thông tin dễ dàng truy cập để giúp người tham dự tìm thấy địa điểm.

7. Bố cục

Trang trí phòng tiệc hội nghị

Ngoài phong cách trang trí, các yếu tố như bố trí không gian, sắp xếp chỗ ngồi, bàn và bảng chỉ dẫn cũng là các yếu tố bạn nên cân nhắc kỹ . Điều này đặc biệt quan trọng khi số lượng khách mời là nhiều và cần sử dụng không gian lớn.

Khi bạn kiểm tra các địa điểm tổ chức tiềm năng, hãy hình dung trong đầu cách bạn sẽ thiết lập không gian. Trước khi rời đi, hãy yêu cầu địa điểm cung cấp sơ đồ minh họa để bạn có thể so sánh với các địa điểm khác. Điều này giúp bạn có ý tưởng về các loại hoạt động, trình diễn sẽ xảy ra.

8. Dịch vụ bổ sung

Rất có thể một địa điểm sẽ cung cấp một dịch vụ mà bạn chưa bao giờ cân nhắc, nhưng sẽ tạo nên một sự bổ sung tuyệt vời cho sự kiện của bạn. Ví dụ: một trung tâm hội nghị có thể cung cấp các phòng có bảng tương tác . Bạn có thể không có ý định sử dụng một công cụ như vậy, nhưng một khi bạn biết nó có sẵn, nó có thể trở thành một phần quan trọng trong sự kiện của bạn.

Cách duy nhất để tìm hiểu toàn bộ menu dịch vụ của một địa điểm là hỏi. “Địa điểm có cung cấp bất kỳ dịch vụ bổ sung nào mà tôi có thể quan tâm không?

Kết luận

Việc lựa chọn địa điểm phù hợp là một quyết định lớn. Nó như là giai điệu làm hoàn hảo thêm bài hát. Nếu địa điểm tổ chức hội nghị tồi tàn, giá rẻ hoặc không đáp ứng được nhu cầu của sự kiện, danh tiếng của công ty sẽ bị ảnh hưởng. Có rất nhiều điều phải xem xét, vì vậy hãy dành nhiều thời gian để thẩm định các lựa chọn.