6 kinh nghiệm xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp
Không công ty nào có thể tự tin rằng mình sẽ không trải qua khủng hoảng truyền thông. So với những tác động tiêu cực từ bên ngoài, những cuộc khủng hoảng nội bộ nguy hiểm hơn gấp nhiều lần vì điều này sẽ làm cho doanh nghiệp dễ bị phân mảnh và mất đi sức mạnh đoàn kết. Dưới đây là 6 kinh nghiệm xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ một cách hiệu quả nhất.
Xây dựng đội ngũ xử lý khủng hoảng
Mỗi doanh nghiệp nên xây dựng một nhóm chuyên thực hiện các kế hoạch dự phòng. Các thành viên trong nhóm được phân công đảm nhận các vai trò cụ thể. Từ việc thu thập thông tin đến xây dựng mối quan hệ với các phương tiện thông tin đại chúng và truyền thông đại chúng. Các thành viên nhóm xử lý khủng hoảng thường là CEO, giám đốc tiếp thị, CCO, trưởng bộ phận và cố vấn pháp lý. Sau khi thành lập nhóm xử lý khủng hoảng.
Mỗi doanh nghiệp nên xây dựng một nhóm chuyên thực hiện các kế hoạch dự phòng
Thu thập dữ kiện
Việc thu thập dữ liệu mang lại cho các doanh nghiệp các căn cứ, tổng hợp để trình bày với giới truyền thông và nhân viên nội bộ. Để không lặp lại những sai lầm và dẫn dắt dư luận theo hướng tích cực hơn.
Dữ liệu được thu thập phải liên quan đến các sự kiện như:
- Dẫn chứng về nội dung tiêu cực trong khủng hoảng truyền thông
- Thu thập thông tin, dữ liệu muốn đăng tải và làm rõ nội dung dư luận quan tâm
Cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt mà không làm tổn hại đến hình ảnh của công ty, khách hàng của công ty hoặc những gì công ty bảo vệ. Phối hợp thông tin với bộ phận PR, người quản lý và giám đốc điều hành trước khi nói chuyện với nhân viên nội bộ.
Thu thập dữ kiện
Lắng nghe mọi ý kiến
Lắng nghe và chú ý đến phản hồi của nhân viên. Để giải quyết triệt để các luồng thông tin tiêu cực trong nội bộ, các công ty cần hiểu cách nhân viên phản ứng trước những thông tin đó và từ đó tìm ra giải pháp phù hợp.
Dư luận đang phản ứng trái chiều, nhưng rất cần lắng nghe để thấu hiểu. Hành vi này cũng giúp họ có thái độ và cái nhìn đồng cảm hơn về công ty khi họ được lắng nghe.
Hãy lắng nghe và ghi nhận ý kiến của nhân viên
Sẵn sàng nhận lỗi - kinh nghiệm xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ
Nếu đã mắc sai lầm và phạm sai lầm, đừng ngại hết lòng thừa nhận và mong có cơ hội để sửa chữa. Thậm chí, hiện nay, nhiều chủ doanh nghiệp cúi đầu xin lỗi khách hàng, xin lỗi nhân viên để được cộng đồng và nhân viên thông cảm mà không làm ngơ.
Xem xét mức độ nghiêm trọng của sự cố và xử lý nó một cách thận trọng. Hãy xem xét một lời xin lỗi nếu nó có thể xoa dịu dư luận.
Hãy xem xét mức độ nghiêm trọng của sự việc và xử lý thận trọng
Tạo sự đồng cảm
Thu hút và tạo sự đồng cảm giữa nhân viên nội bộ, khách hàng, cộng đồng hoặc các chủ thể liên quan... thông qua cách cư xử đẹp và thái độ hỗ trợ. Hiệu ứng đám đông có thể gây ấn tượng với mọi người và với sự hỗ trợ từ các phòng ban, công ty có thể mang lại nhiều sự ủng hộ và thiện cảm hơn cho chủ đề của sự kiện.
Tạo sự đồng cảm
Thông điệp truyền thông nội bộ
Đây là nguyên tắc then chốt trong quá trình vượt qua khủng hoảng truyền thông nội bộ, nơi mọi thông tin đều hướng về một sự thật duy nhất. Đừng bao giờ đưa ra những thông tin trái ngược nhau khi bạn nói thế này, có khi bạn nói thế khác sẽ gây tác động nghiêm trọng hơn và làm cho khủng hoảng càng trầm trọng hơn.
Mọi thông tin đưa ra đều chỉ hướng về 1 sự thật duy nhất
Hãy nhớ, những người trong doanh nghiệp luôn muốn biết sự thật. Việc của người làm truyền thông và nhà quản lý là tìm ra sự thật từ gốc rễ, xử lý nó và cung cấp thông tin xác thực nhất tới nội bộ.
>>> Xem thêm: 10 cách xử lý khủng hoảng truyền thông tốt nhất.
Tổng kết
Trên đây là những kinh nghiệm xử lý khủng hoảng truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. Hy vọng với nội dung được cung cấp trên đây, quý doanh nghiệp sẽ có thêm kiến thức, kinh nghiệm để ứng dụng cho các sự kiện có thể xảy đến tại doanh nghiệp mình
